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長期インターンの内定を辞退する方法｜辞退理由別のメール例文も紹介
長期インターンの内定を複数もらってしまった場合、どのように長期インターンの内定辞退の連絡をすればいいでしょうか？
そもそも、内定辞退はしてもいいのか気になる学生も多いと思います。
長期インターンの内定は辞退しても構いませんが、いくつか注意しなければならないポイントがあります。
本記事では、長期インターンを辞退する際の注意点や、辞退する際の例文を理由ごとにまとめました！
- トラブルなく内定を辞退したい
- 辞退をメールでどう連絡すればいいかわからない
方は、ぜひ参考にしてくださいね！
長期インターンを辞退する際の注意点
長期インターンを辞退する際の注意点は、主に以下の3点です！
- 辞退することが決まったらすぐに連絡する
- メールor電話で連絡する
- 入社当日のドタキャン・連絡放置はNG
辞退することが決まったらすぐに連絡する
辞退を決めたら、すぐに連絡しましょう。
まず、長期インターンの突然の辞退は、企業にとって大きな迷惑になることもあります。
入社が決定した際、長期インターン先の企業は、入社するあなたのために、研修資料や必要物資の準備を手配し始めているはずです。
また、企業側は、学生の勤務可能な時間や生産性をもとに、あなたが仕事に就いた後の業務量も調整しているかもしれません。
いきやり内定辞退を告知することで、業務計画を狂わせ、他のメンバーやプロジェクトに悪影響を与える可能性があります。
また、辞退の連絡をギリギリまで引き延ばし、勤務初日間近になってから辞退するのは企業からの心象は悪くなります。
もしかしたら、社会人になった際にそのインターン先の企業と取引をする可能性もありますので、マイナスなイメージを持たれるようなことは避けましょう。
長期インターンの辞退は、簡単な決断ではありませんが、早めの行動と適切な対応が、自身の将来にとっても、企業にとっても最善の結果をもたらすでしょう。
メールor電話で連絡する
企業の方には、メールや電話で連絡しましょう。
電話での連絡の方が若干丁寧な印象を与えることができるかもしれませんが、結論、電話でもメールでもどちらでも構いません。
重要なのは、これまでのやり取りの方法に応じて、適切な方法を選ぶことです。
例えば、採用担当者との主なコミュニケーション手段がメールであれば、メールで辞退の意向を伝えるのが自然です。
一方で、電話でのやり取りが多かった場合は、電話で直接話す方が良いでしょう。
また、メッセージアプリを使用していた場合も、同じツールを使って連絡するのが適切です。
どの方法を選んだとしても、連絡を丁寧に送ることを意識しましょう。
メールの場合は、件名を明確にし、本文では簡潔かつ礼儀正しい文章を心掛けると良いです。
電話の場合は、相手の都合を考えて適切な時間帯に連絡し、直接話すことで誠意を伝えましょう。
それでも、長期インターンへの参加がはじめての方は、 どのように企業とメールでやり取り していいか分からない人もいますよね？
そんな人のために、以下の記事では、
- ビジネスシーンでのメールの基本マナー
- シーン別の長期インターンのメール例文
を紹介しています！
長期インターン未経験の方や、メールのやり取りに慣れていない方は必読です！
【永久保存版】長期インターンのメールの基本マナー｜シーン別・例文付きで徹底解説！
本記事では、長期インターンの選考の際に問われるメールマナーについて、シーン別に例文付きで詳しく解説しています。
入社当日のドタキャン・連絡放置はNG
内定をもらっているのに、連絡の放置をしたり、入社当日に内定辞退を行うことは絶対にやめましょう。
先程も言いましたが、企業側は、インターン生の受け入れに向けて、研修の準備や業務のスケジュール調整を行っています。
内定を受けた後、入社日が通知されている状況で、何の連絡もせずに辞退を決めると、企業に大きな迷惑をかけることになります。
また、連絡を返さないという行為は、単に不便や迷惑をかけるだけでなく、世間一般の常識にも反しています。
長期インターンの辞退は、あなた一人の問題ではありません。
多くの人に迷惑をかけることになるかもしれないので、必ず辞退の意向は伝えるようにしましょう。
【理由別】長期インターンを辞退する際のメール・電話例文
長期インターンの辞退を伝える際は、辞退理由を明確に話す必要はありません。
まず、辞退の意向と面接の機会を作ってくれたことへの感謝とお詫びを伝え、辞退の理由は簡潔に話すと良いでしょう。
- 他社に内定を貰い辞退する場合
- 一身上の都合
- 条件と合わない場合
それぞれ、電話とメールの例文付きでご紹介します！
また、電話orメールで内定を辞退する際の注意点もしっかりと確認しましょう。
電話で辞退する際のポイント
・言葉遣いに気を付ける
・電話が繋がらない場合はメールに切り替える
メールで辞退する際のポイント
・件名を忘れずに書く
・言葉遣いに気を付ける
・誤字脱字に気を付ける
他社に内定を貰い辞退する場合
他社への就職を決めている場合でも、率直にその理由を述べて大丈夫です。
実はこのケースが最も多い辞退理由ですので、辞退する企業に気を遣って、変に嘘をつく必要はありません。
正直に他社のオファーを受け入れることに決めた旨を伝えるのが最善でしょう。
以下に、その際のメールの例文を示します。
電話例文
お世話になっております。
先日、長期インターンシップの選考を受けさせていただいた、◯◯大学◯◯年生の◯◯◯◯と申します。
採用担当者の◯◯様にお繋ぎいただけますでしょうか。
先日は、長期インターンシップの採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、他の企業で長期インターンの採用が決定しましたので、内定を辞退させていただくことになりました。
面接の機会を設けていただきながらこのような結果となり、誠に申し訳ございません。
お詫びのご連絡となりますが、感謝の気持ちをお伝えするために、お電話をさせていただきました。
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
メール例文
件名：インターンシップの辞退のお詫び（〇〇大学 氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の東大 太郎と申します。
先日は、長期インターンシップの内定連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、この度、他企業様での長期インターン採用が決定したため、内定を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------------------------
東大 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxx.ac.jp
------------------------------------------------
一身上の都合
大学の都合や家庭の状況など、個人的な理由で辞退しなければならない場合もあります。
理由は軽く触れられると良いですが、プライベートなことなので、無理に企業側に伝える必要はありません。
以下に、一身上の都合で辞退する際の電話とメールの例文を示します。
電話例文
お世話になっております。
長期インターンシップの選考中の、◯◯大学◯◯年生の◯◯◯◯と申しますが、採用担当者の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
先日は、長期インターンシップの採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、個人的な家庭の事情により、インターンシップに参加することが困難になったため、内定を辞退させていただくことになりました。
面接の機会を設けていただきながらこのような結果となり、誠に申し訳ございません。
感謝の気持ちをお伝えするために、お電話をさせていただきました。
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
メール例文
件名：インターンシップの辞退のお詫び（〇〇大学 氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の東大 太郎と申します。
先日は、長期インターンシップの内定連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、個人的な家庭の事情により、インターンシップに参加することが困難になったため、内定を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
貴社には多大なご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------------------------
東大 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxx.ac.jp
------------------------------------------------
条件と合わない場合
面接を経て企業の雰囲気や業務内容、勤務条件が自分のイメージや期待と異なる場合もあります。
自身の希望の条件と合わなくて長期インターンの参加を辞退する場合、具体的にどの部分が合わなかったのかを明記することが重要です。
以下に、電話とメールの例文を示したので、ぜひご参考ください。
電話例文
お世話になっております。
長期インターンシップの選考中の、◯◯大学◯◯年生の◯◯◯◯と申しますが、採用担当者の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
先日は、長期インターンシップの採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、勤務条件が自身のイメージと相違していたため、内定を辞退させていただくことになりました。
面接のお時間を頂く中で、大学などの他の活動を加味すると、御社の勤務条件は私の希望する条件とミスマッチしていると感じました。
面接時にお伝えすべきところを、このような形でご連絡することとなり、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしお詫び申し上げますが、感謝の気持ちをお伝えするために、お電話をさせていただきました。
貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
メール例文
件名：インターンシップの辞退のお詫び（〇〇大学 氏名）
本文：
〇〇株式会社 人事部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の東大 太郎と申します。
先日は、長期インターンシップの内定連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、勤務条件が自身のイメージと相違していたため、内内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴社には多大なご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------------------------
東大 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：〇〇@xxx.ac.jp
------------------------------------------------
長期インターンの辞退に関するよくあるQ&A
辞退の連絡は、学生のみなさんにとって非常に連絡しづらいですよね？
辞退の意向を告げる際に、企業とトラブルにならないか心配な学生もいるかと思われます。
そのような学生のために、最後に、長期インターンの辞退についてよくあるQ&Aについてまとめました！
雇用契約を結んだ後でも辞退はできますか？
契約の締結日が重要なポイントとなります。
雇用契約書の締結日前であれば、辞退は内定辞退と同じ扱いになります。
この場合、通常の内定辞退の手順で、比較的スムーズに手続きを進めることが可能です。
一方、雇用契約書の締結日以降に辞退を決めた場合、これは退職にあたります。
この場合、辞退の連絡だけでなく、退職に関する事務的な手続きが必要になる可能性があります。
例えば、退職届の提出など、企業側との追加のやり取りが必要になることが一般的です。
このような状況を避けるためにも、辞退を考えている場合はできるだけ早めに連絡をすることが重要です。
早期に連絡をすることで、雇用契約の締結日前であれば不要な手続きが増えず、双方の手間が減ります。
企業側に迷惑をかけないよう、迅速な対応を心掛けましょう。
複数社の内定を引き受けることはできますか？
複数社から内定を受けることは可能です！
しかし、特に長期インターン未経験者や、内定を受けた職種が未経験の方には、いきなり複数社で掛け持ちすることはお勧めしません。
理由は、複数のインターンを同時に行うと、どちらも中途半端な経験に終わってしまう可能性が高くなるからです。
特に、新しい分野に挑戦する場合は、1つの分野を集中して学び、掛け持ちしたい場合は後からインターン先を増やすと良いでしょう。
また、複数社での掛け持ちを検討している場合は、各内定先に掛け持ちが可能かどうかを確認することも肝心です。
企業によっては、他社のインターンとの掛け持ちを許可しない場合もあります。
この確認を怠ると、後になってトラブルに発展することもあり得ます。
インターン未経験の場合は、無理にはじめから掛け持ちをせず、内定先に掛け持ちできるか確認することを忘れないようにしましょう。
辞退の理由は必ず言わなければならないですか？
必ずしも辞退の理由を明確に伝える必要はありません。
辞退理由を明確に伝える方が、企業側からは良い印象を与えます。
誠実に理由を伝えることで、真剣に検討した上での判断だったと企業から理解してもらいやすくなります。
また企業側はフィードバックを今後の採用活動の改善に活かすこともできるでしょう。
しかし、辞退の理由を明かしたくない場合、無理に伝える必要はありません。
特に個人的な事情や、他社の内定など、伝えることが難しい理由がある場合は、それを強要されることはありません。
この場合は、単に「個人的な事情により」と伝えると良いでしょう。
また、何度もお伝えしますが、理由を伝えるかどうかよりも、辞退の意志を迅速に伝えることが最も重要です。
辞退を決めたら、どのような理由でも企業側に早めに連絡をとっておきましょう。
選考途中なのですが、辞退は可能でしょうか？
選考途中でも辞退は可能です。
選考プロセスのどの段階であっても、辞退はできます。
もし選考途中で辞退を決断した場合、それを企業に対して早めに、かつ丁寧に意向を伝えましょう。
また、以下の記事では内定辞退の理由についてランキング形式で詳しく解説されているので、内定辞退を考えている人には要チェックの記事です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
長期インターンの選考は複数社受けると思いますが、その中でどうしても複数社から内定をいただき、一社に選ばなければならなくなる場合が出てきます。
内定を辞退すること自体は悪いことではありません。
ただ、企業側に迷惑がかからないよう、なるべく早く丁寧に辞退の旨を話すことが重要です。
メール・電話で言葉遣いやマナーに気を付けて丁寧に謝罪すれば、辞退しても問題は起きません。
倍率の高い人気企業の長期インターンに応募する方や、インターンのために十分なスケジュールを空けられる方は、ぜひ複数のインターンに応募しましょう！
