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【永久保存版】長期インターンのメールの基本マナー|シーン別・例文付きで徹底解説!

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みなさんはメールの基本マナーをしっかりと守れていますか?

今の時代だとメールを使う機会が少なくなっているので、いざ目上の人とメールをする際に悩んでしまうことはないでしょうか?

メールはビジネスシーンで多く使用する機会があります。

今回は、長期インターンの際に使用するシーン別のメールを例文付きで解説します。

今回の記事を保存しておけば、長期インターンだけでなく、ビジネスシーンでのメールの基本マナーも完璧になります。

ぜひ参考にして、メールの基本マナーを身につけてください!

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目次

長期インターン選考の流れ メールの基本マナー | メールの形式面 メールの基本マナー | 送信する際の注意点 【シーン別】長期インターンのメール例文 長期インターンのメールに関するQ&A 【UT-Board掲載中】厳選求人3選をご紹介! まとめ

長期インターン選考の流れ

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長期インターンの選考の流れは、以下のようになっています。

①応募

②書類選考(※書類選考がない場合も)

③面接の日程調整

④面接(※1~2回)

⑤結果通知

基本的に長期インターンの選考では、メールでのやり取りが多くなります。

特に面接の日程調整や、面接のお礼などが主なメールのやり取りをする場面となります。

メールの内容の良し悪しも選考に影響するので、メールマナーの取得は必須です。

メールマナーを身につけることで、就活の際にも活きるので、今のうちに身につけておきましょう!

メールの基本マナー | メールの形式面

メールの文面例

上の写真は、長期インターン応募の際の実際のメールの形式面の例です。

インターンに応募する際には、本文に志望動機も書くことによって、熱量を伝えることができ、人事の方の印象に残りやすくなります。

上記のメールを自己流にアレンジしつつ、メールを出しましょう。

また、メールのポイントを1つずつ、これから詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてくださいね!

① 件名は簡潔に要件を記載

メールを送る際には件名を忘れずに入力しましょう。

企業の人事は毎日たくさんのメールが送られているので、件名のみで要件が伝わるようにしましょう!

また、長い文章で件名を書くこともNGです。

一文で簡潔に伝わるように心がけましょう!

例:

インターンシップの応募に関して【東京大学3年_東大太郎】

② 宛名は文頭に「会社名+部署名+担当者名」で記載

宛名を間違えてしまうと、非常に失礼になります。

文頭に「会社名+部署名+担当者名」の順番で記載しましょう。

メールを送信する際には、しっかりと送付相手の情報を確認し、誤字がないかチェックすることが大切です。

できる限り、公式情報をコピペするのがおすすめです。

例:

株式会社東京大学 人事部採用課

東大太郎様

③ 本文はできるだけ簡潔に記載

メールの内容は冗長な文章を避け、できるだけ簡潔に内容を伝えることを意識しましょう!

また、適当に改行することで、読みやすくなるので、見やすいように改行しましょう。

そして、メールの最後には、「お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの結びの言葉を入れることも忘れずに!

④ 署名はテンプレートをメールアプリに事前登録しておく

署名を応募の際に毎回書くことを避けるために署名のテンプレートをメールアプリに登録しておきましょう。

署名には以下の要素を必ず含めるようにしましょう。

・名前

・学校名

・学部・学科・学年

・電話番号

・メールアドレス

例:

--

東大 太郎

東京大学工学部システム創成学科3年

携帯電話:080-0000-0000

メールアドレス:test@g.ecc.u-tokyo.ac.jp

メールの基本マナー | 送信する際の注意点

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メールの送信する際の注意点は主に以下の4つです。

・誤字脱字や略語にミスがないか確認する

・できる限り早く返信する(目安:24時間以内)

・大学のメールアドレスを使用する

・辞退やキャンセルする場合は早めに連絡する

上記の送信する際の注意点は意外と「知らなかった!」という人も多いのではないでしょうか?

1つずつ詳しく解説していきますので、しっかりと確認しましょう。

誤字・脱字や略語にミスがないか確認する

メールを全て書き終えたら、誤字・脱字がないか必ずチェックしましょう!

ChatGPTなどのAIを活用し、誤字・脱字のチェックをすることも非常にオススメです。

ですが、最終確認は必ず自分の目で行いましょう。

メールの内容を音読することもオススメのチェック方法です。

また、略語は無意識の内に使っていることも多いです。

しっかりと正式名称で記載するようにしましょう。

以下は、よく使われる略語です。

・インターン→インターンシップ

・〇〇(株)→〇〇株式会社

・アポ→アポイントメント

・就活→就職活動

・ES→エントリーシート

できる限り早く返信する(目安:24時間以内)

企業からのメールの返信はできる限り早く返信することを意識しましょう。

目安としては、遅くとも24時間以内が理想です。

返信が遅いと、日程調整等などがスムーズに行うことができません。

また、信頼・印象がその時点で下がってしまうことも多いです。

できる限り早い返信を心がけましょう!

大学のメールアドレスを使用する

大学のメールアドレスではなく、フリーメールアドレス(@gmail.com等)を使用すると、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。

また、自身の所属している大学の証明にもなりますので、大学のメールアドレスを使用することをオススメします!

辞退やキャンセルする場合は早めに連絡する

選考辞退や、面接のリスケジュールなどの連絡は決定した時点で連絡しましょう。

また、前日や当日に辞退・キャンセルせざるを得ない場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。

企業側も準備を進めているため、辞退が決まったらすぐに連絡を入れることが重要です。

【シーン別】長期インターンのメール例文

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ここからは、長期インターンのシーン別ごとに使えるメールの例文を紹介していきます。

紹介するシーンは以下の7つです。

・【日程調整】企業から面接候補日をもらい返信する場合

・【日程調整】自分から面接候補日を提示する場合

・面接日程を再調整してもらう場合

・質問・お問い合わせをする場合

・選考や面接を辞退・キャンセルする場合

・面接のお礼をする場合

・選考通過・内定した場合

この7つが、長期インターンの選考でメールを使う主な場面です。

全ての場面で、活用することができるので、保存して繰り返し見返せるようにすることをオススメします!

【日程調整】企業から面接候補日をもらい返信する場合

件名:インターンシップの日程調整の件

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

インターンシップ面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

下記日時にお伺いさせていただきます。

〇〇月〇〇日〇時〜

お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

企業から提示された日程に返信する場合は、希望日時を見やすく記載することを心がけましょう。

【日程調整】自分から面接候補日を提示する場合

件名:インターンシップの日程調整の件

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

インターンシップの面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

希望日程を下記に記載いたします。日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。

1,〇〇月〇〇日 〇時以降、いつでも調整可能

2,〇〇月〇〇日 〇時〜面接開始希望

3,〇〇月〇〇日 〇時〜△時(△時の面接終了希望)

上記日程でのご都合はいかがでしょうか。

ご確認、ご検討いただけますと幸いです。

上記、いずれの日程もご調整が難しいようでしたら、あらためて別の候補を挙げさせていただきます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

時間帯を提示する場合も同様に希望日時をわかりやすく記載しましょう。

希望日時を3〜4通り提示することで企業側も日程調整をしやすくなります。

また、「〇時以降、いつでも調整可能」などの状況も加えておくことも大切です。

面接日程を再調整してもらう場合

件名:〇月〇日面接の日程再調整について

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変恐縮なのですが、提示していただいた日程はどうしても都合がつかず、お伺いすることができません。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、以下の日程で再度面接日をご調整いただくことはできますでしょうか。

1,〇〇月〇〇日 〇時以降、いつでも調整可能

2,〇〇月〇〇日 〇時〜面接開始希望

3,〇〇月〇〇日 〇時〜△時(△時の面接終了希望)

上記日程でのご都合はいかがでしょうか。

ご確認、ご検討いただけますと幸いです。

上記、いずれの日程もご調整が難しいようでしたら、あらためて別の候補を挙げさせていただきます。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

最初に、提示された日程では都合がつかない旨を謝罪します。

その後、必ず希望日時を3〜4通り提示しましょう。

企業側も日程調整をしやすくなるので複数の日程を提示することは必須です。

質問・お問い合わせをする場合

件名:面接当日の服装についての質問

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

面接当日の服装について質問があり、ご連絡いたしました。

いただいたメールには服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツでお伺いして問題ありませんでしょうか。

ご多忙の中、お手数をお掛け致しますが、何卒ご回答の程よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

質問を送る際には、その質問が調べればわかる情報かどうか確認することも大切です。

働く際は、自分で考え、自ら行動する力が求められます。

最初に自分で情報確認するようにしましょう!

また、要求するようなメールを送ることは避けましょう。

具体的には、面接の日程調整等で、「その日は厳しいので、別の日にしてもらえませんか」等の企業に対して要求をするようなメールです。

企業で働く際には、協調性が非常に重要です。

できる限り企業側に合わせる意識を持ち、どうしても都合がつかない場合はその旨をきちんと伝えることが大切です。

選考や面接を辞退・キャンセルする場合

件名:インターンシップの辞退のお詫び

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

この度、貴社で行われるインターンシップの選考を諸事情により辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

面接のお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。

また、本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

上記は、選考途中で辞退する場合の例文です。

しっかりと謝罪の旨を伝え、結びの言葉を書きましょう。

また、面接のキャンセルを行う場合には、再度日程調整を行って欲しい旨を伝えましょう。

面接のお礼をする場合

件名:〇月〇日面接のお礼

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日より面接をしていただきました、東大 太郎と申します。

ご多忙の中、面接の機会を頂きまして、ありがとうございました。

〇〇様(担当者)のお話をお伺いし、企業方針や事業について、より理解を深めることができました。

改めて、貴社で働き、自分のスキルアップとともに貴社の発展に役立ちたいと強く感じております。

メールの形となり恐れ入りますが、まずはお礼申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

お礼メールの内容は、お礼の言葉、志望度が高まった理由、面接での話の内容を含めましょう。

どのような話で志望度が高まったかを具体的に書くことができると好印象になります!

選考通過・内定した場合

件名:選考通過のお礼

本文:

〇〇株式会社 人事部〇〇課 

〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の東大 太郎と申します。

この度は、インターンシップの選考通過のご連絡いただき、誠にありがとうございました。

貴社のサービスや業務の一端に触れさせていただける貴重な機会をいただき、大変嬉しく、また楽しみに感じています。

ご迷惑をおかけすることもあると思いますが、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

東大 太郎

〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科

携帯電話:090-xxxx-xxxx

メールアドレス:〇〇@xxx.ac.jp

------------------------------------------------

選考に通過したら、お礼メールを送りましょう!

感謝の気持ちをしっかりと伝え、インターンに参加する意気込みを一言で書きましょう。

長期インターンのメールに関するQ&A

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ここでは、長期インターンのメールに関する多くの質問を紹介していきます。

返信が遅れてしまった場合は?

返信が遅れてしまった場合には、まずは謝罪しましょう。

また、返信ができない事情があった場合には簡潔に事情も伝えるようにしましょう。

不採用連絡は返信不要?

基本的には返信不要です。

ですが、面接官にどうしてもお礼が言いたい!という場合には送っても構わないです。

お礼メールを送ることで、好印象で終わることができるでしょう。

また、長期インターンの内定率は約10%と言われているので、不採用の連絡が来ても、落ち込みすぎず、自分にあった求人を追加で探し、応募することが重要です。

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長期インターンの倍率・内定率は?内定のコツも紹介!

本記事では、長期インターンの倍率・内定率の紹介と、内定獲得のコツやポイントを紹介しています!

企業から返信がこない場合はリマインドしてもよい?

企業から送信したメールに対して返信が来ない場合はリマインドメールを送りましょう。

基本的な目安は1週間です。

また、gmail等のフリーアドレスを使用している場合は迷惑メールフォルダに送られている可能性もあるので、大学用のアドレスを使用しましょう。

【UT-Board掲載中】厳選求人3選をご紹介!

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ここからは、惜しくも不採用になってしまった方や、企業より連絡が来なかった方に向けて、UT-Boardに掲載中のオススメ求人を3つ紹介していきます!

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株式会社Alumnote - 教育系スタートアップでマーケから戦略立案まで|大学のビジネスモデルを刷新するBizDevインターン

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掲載日:2022/07/05

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これまでのAlumnoteのインターン生は半分以上未経験とのことなので、インターンを始めたい方には必見の募集です!

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まとめ

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長期インターンでの選考は、基本的にメールのやり取りが多いです。

メールのマナーは選考結果にも影響し、ビジネスの基本スキルでもあるので、早めに習得するようにしましょう。

本記事で、紹介したメールのシーン別例文は、ほぼ全ての長期インターン選考の際にメールを使用する場面を網羅しています。

この記事を保存して何度も見返せるようにチェックしましょう!

本記事のまとめ

  • メールの件名・本文はできるだけ簡潔に!
  • できる限り早く返信するように心がける
  • 紹介した例文を参考にメールを送信しよう!

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